5 Tipps für ein gelungenes Preboarding

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Die Suche nach geeigneten neuen Teammitgliedern kann viel Zeit und Mühe kosten. Nach der Zusage durch den Wunschkandidaten*in und die Aushandlung der Rahmenbedingungen beginnt die nächste wichtige Phase, denn der Recruitingprozess geht fließend ins Preboarding über.

Beim Preboarding geht es in erster Linie darum, den Einstieg der neuen KollegInnen so leicht wie möglich zu gestalten. Dadurch wird die Bindung der neuen KollegInnen bereits vor Arbeitsantritt gestärkt und die Wahrscheinlichkeit eines vorzeitigen Absprungs der neuen KollegInnen wird reduziert.

Warum ist das Preboarding so wichtig?

In der Preboarding Phase sind die neuen Mitarbeitenden in der Regel noch sehr unsicher und reflektieren ständig, ob der neue Job die richtige Entscheidung war.

Hier ist es besonders wichtig, die neuen Mitarbeitenden schnell in das neue Unternehmen einzubinden und eine persönliche Beziehung aufzubauen.

Je besser das Preboarding gestaltet wird, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, die sogenannte Frühfluktuation zu reduzieren. Das bedeutet, du reduzierst die Quote an Mitarbeitenden, die das Unternehmen wieder verlassen, bevor sie vollständig eingearbeitet wurden.

Tipp 1: Vertragsunterzeichnung persönlich gestalten

Nachdem du dem Bewerber beziehungsweise der Bewerberin ein Angebot gemacht hast und dieses angenommen wurde, ist der nächste Schritt die Vertragsunterzeichnung. Auch bei diesem Schritt ist eine persönliche Gestaltung wichtig.

Wenn die Möglichkeit für den zukünftigen Mitarbeitenden besteht, persönlich zur Vertragungsunterzeichnung zu erscheinen, ist dies eine wunderbare Gelegenheit für einen persönlichen Austausch.

Die Gelegenheit kannst du nutzen, um dem neuen Teammitglied einige der zukünftigen KollegInnen vorzustellen. Vorzugsweise sind dies die KollegInnen, mit denen der neue Mitarbeitende in Zukunft eng zusammenarbeiten wird.

Falls der Vertrag per Post zugestellt wird, muss die persönliche Note nicht zu kurz kommen. Ein persönliches Anschreiben ist eine Pflichtübung für ein gelungenes Preboarding. Halte außerdem den neuen Mitarbeitenden auf dem Laufenden.

Tipp: Eine kurze Info per E-Mail über den Postausgang und vor allem den Posteingang gibt dem Gegenüber ein beruhigendes Gefühl und vermittelt Wertschätzung.

Tipp 2: Lade die neuen KollegInnen schon vor dem ersten Arbeitstag zu Feiern ein

Insbesondere wenn der neue Mitarbeitende eine längere Kündigungsfrist hat, vergehen zwischen Zusage und dem ersten Arbeitstag oft einige Monate. Falls dein Unternehmen während dieser Zeit eine Feierlichkeit begeht, lade den neuen Mitarbeitenden ebenfalls ein.

Egal ob es die Weihnachtsfeier, ein Sommerfest oder ein Jubiläum ist – das neue Teammitglied bekommt die Möglichkeit, sein neues Team abseits des Arbeitsplatzes kennenzulernen.

In lockerer Umgebung können sich das bestehende Team und der neue Mitarbeitende auf einer persönlicheren Ebene kennenlernen.

Tipp: Nimm den neuen Mitarbeitenden persönlich in Empfang und stelle ihm seine neuen KollegInnen vor. So entsteht schon frühzeitig ein Teamgefühl durch das Signal des „Dazugehörens“.

Tipp 3: Kurz vor Eintritt ins Unternehmen erklären, wie das Onboarding abläuft

Etwa zwei Wochen vor dem ersten Arbeitstag sollte der neue Mitarbeitende Informationen über den ersten Tag bei der neuen Firma bekommen.

Neben Kerninformationen wie der Uhrzeit und der Adresse, zu welcher der neue Mitarbeitende am ersten Arbeitstag erwartet wird, sollten auch persönliche Informationen enthalten sein.

Wer wird den ersten Arbeitstag begleiten? Nenne beispielsweise den verantwortlichen HR-Mitarbeitenden oder die Führungskraft namentlich.

Falls eine Onboarding-Veranstaltung für mehrere neue Mitarbeitende geplant ist, gib den neuen Mitarbeitenden einen Vorgeschmack auf die Veranstaltung.

Eine Image-Broschüre oder eine Übersicht über die Leitlinien des Unternehmens sind ebenfalls eine gute Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag. Mit Materialien zur Ansicht fühlt sich der neue Mitarbeitende sicherer und auf den Start im neuen Job besser vorbereitet.

Versuche, Ungewissheiten abzubauen und Vorhersehbarkeit zu schaffen.

Tipp 4: Checkliste fürs Onboarding vorbereiten und kommunizieren

Um deinen Mitarbeitenden wissen zu lassen, was auf ihn bzw. sie zukommt, eignet sich eine Onboarding Checkliste.

Auf dieser sollten Punkte aufgeführt sein, die nicht projektbezogen sind, sondern den allgemeinen Einstieg erleichtern. Beispielsweise könnten folgende Punkte auf der Checkliste stehen:

  • Führung über das Betriebsgelände
  • Termin mit der Payroll-Abteilung, um die benötigten Unterlagen abzugeben
  • Sicherheits- und Datenschutzschulung
  • Vorstellungsrunde

Tipp 5: Verpflegung am ersten Tag

In vielen Unternehmen werden die neuen KollegInnen am ersten Arbeitstag in die Kantine eingeladen oder es wird auf Kosten der Firma Essen bestellt. Lasse das neue Teammitglied im Vorfeld wissen, wie die Gepflogenheiten in deinem Unternehmen aussehen.

Falls ein Mittagessen mit dem Team in der Kantine geplant ist, kann der neue Mitarbeitende sein bzw. ihr Lunchpaket zuhause lassen und sich auf ein nettes Mittagessen mit den KollegInnen einstellen.

Frage – wenn möglich – bei der Gelegenheit auch ab, ob Unverträglichkeiten bestehen oder andere Anforderungen an das Essen gestellt werden. Gehe in diesem Fall auf die Bedürfnisse ein. So signalisierst du deine Wertschätzung und die emotionale Bindung zum Unternehmen wird gestärkt.

Je stärker die emotionale Bindung zum Unternehmen, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass der neue Mitarbeitende bereits nach kurzer Zeit das Unternehmen wieder verlässt.

Fazit

Eine Investition in den Pre- und Onboarding-Vorgang ist eine Investition in die dauerhafte Bindung von qualifizierten Mitarbeitenden. Somit gehören beide Komponenten zu einer gelungen Personalstrategie.
Entwickel ein systematisches Vorgehen beim Preboarding, das den Einstieg sämtlicher zukünftiger Mitarbeiter vorbereitet.

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