Onboarding Checkliste: So gelingt die Integration neuer Mitarbeiter

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Ein strukturierter Einarbeitungsprozess ist im Gesundheitswesen keine Selbstverständlichkeit. Oftmals fehlt es an Zeit und Personal, um neue Mitarbeiter umfassend auf ihr künftiges Aufgabenspektrum vorzubereiten.

Viele Kliniken übersehen dabei den Umstand, dass ein ausgewogener Einstellungsprozess die anfängliche Produktivitätsleistung der neuen Mitarbeiter um bis zu 30 Prozent steigert. Gleichzeitig verringert gutes Onboarding das Risiko, die neuen Fachkräfte nach der Probezeit an die Konkurrenz zu verlieren.

Um neue Pflegekräfte erfolgreich in den klinischen Arbeitsalltag integrieren zu können, müssen strukturierte Prozesse vorliegen.

Gleichzeitig ist es für Mitarbeiter mit wenigen freien Zeitressourcen ein schwieriges Unterfangen, solche Prozesse von Grund auf selbst zu recherchieren und zu aktivieren. Um den Onboarding-Prozess für Klinik- und Pflegekräfte schnell erfolgreich zu etablieren, lässt sich die nachfolgende Checkliste nutzen.

Zusammenfassung

  • Unzureichendes Onboarding führt häufig zu Abbrüchen und kostet Kliniken viel Geld.
  • Die Preboarding-Phase ist besonders wichtig, damit neue Mitarbeiter sich von Anfang an zurechtfinden.
  • Auch nach 4 bis 8 Wochen sollten noch Feedback-Gespräche stattfinden und Mitarbeiter-Bindung gezielt gestärkt werden.

Einwandfreier Onboarding-Prozess als Schlüssel zum Erfolg

Es gibt lediglich eine einmalige Chance, einen einwandfreien Onboarding-Prozess im Klinikalltag auf die Beine zu stellen. Dieser Prozess ist sowohl für neue Mitarbeiter, als auch für erfahrene Kollegen von enormer Bedeutung.

Ein strukturierter Onboarding-Prozess erhöht die individuelle Bindung der medizinischen Fachkräfte um bis zu 25 Prozent. Je strukturierter und geordneter ein Onboarding-Prozess verläuft, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Pflegekräfte dem eigenen Unternehmen drei Jahre oder länger die Treue halten.

Gut eingearbeitete Pfleger und Ärzte finden sich erheblich schneller in Kliniken zurecht. Ihre anfängliche Lernphase im Unternehmen kann sich dank eines gut strukturierten Onboardings im erheblichen Maße verkürzen.

Letzten Endes lassen sich auch die innerhalb der ersten Arbeitswochen auftretenden Wissenslücken schneller lokalisieren und schließen. Dieser gewinnbringende Aspekt gibt nicht zuletzt auch den Patienten, die vom neuen Mitarbeiter selbstständig betreut werden, ein größtmögliches Gefühl der Sicherheit.

Warum das Onboarding im Gesundheitsbereich oft mangelhaft ausfällt

Wie in anderen Branchen mangelt es im Gesundheitswesen oftmals an Personal oder Planung, um einen fachlich einwandfreien Einarbeitungsprozess zu gewährleisten. Jedoch sind die neuen Mitarbeiter bereits ab dem Zeitpunkt der Vertragsunterschrift als feste Teammitglieder, die gefördert werden müssen, zu betrachten.

Für Prozessverantwortliche bedeutet dies, die neuen Kollegen bestmöglich auf den ersten Arbeitstag und das damit verbundene emotionale Erleben vorzubereiten. Wer bis zum ersten Arbeitstag schweigt statt kommuniziert, riskiert von Beginn an eine emotionale Distanzierung der neuen Mitarbeiter vom Unternehmen.

Stattdessen gilt es im Gesundheitssektor, alle Neulinge während der „Preboardingphase“ in Trainings und Firmenveranstaltungen einzubeziehen.

Ein essenzieller Fehler vieler Onboarding-Prozesse ist ein nicht vorhandener Mentor.
Insbesondere innerhalb der ersten Arbeitswochen ist es im Gesundheitswesen enorm wichtig, jedem neuen Mitarbeiter einen für ihn zuständigen Mentor zuzuweisen. Dieser Mentor sollte die neue Fachkraft innerhalb der ersten Wochen in allen Belangen engmaschig betreuen.

Mangelnde Vorbereitung gehört ebenfalls zu den gravierenden Fehleinschätzungen im Umgang mit neuem Klinikpersonal. Vage Ablaufpläne werfen schnell Vermutungen auf, dass die Klinik unorganisiert sei.

Mitunter sind es dahingehend Kleinigkeiten, die einer gelungenen Einarbeitung im Weg stehen. So können bereits fehlende Software-Zugriffsrechte oder der Ausschluss von einem wichtigen Meeting nachhaltige Wissenslücken verursachen, welche das Einleben im Klinikalltag unnötig verzögern.

Fehlende Digitalisierung in der ersten Onboardingphase kann sich ebenfalls als gravierender Mangel herausstellen. Schon vor oder spätestens mit dem ersten Arbeitstag sollten neue Mitarbeiter alle für sie relevanten Online-Zugänge erhalten. Dennoch darf das menschliche Miteinander – verbunden mit einem sozialen Netzwerk – nicht außer Acht bleiben.

Übrigens: Bei der Einarbeitung von Führungskräften wie Chefärzten empfiehlt sich ein gesondertes Onboarding, bestehend aus Weiterbildungsangeboten und umfangreichen Unternehmensinformationen. Betriebliche Strukturen und Führungsgrundsätze sollten dabei im Vordergrund stehen, um die erfahrenen Kollegen von Beginn an bestmöglich in die Abläufe einzubinden.

So sieht der perfekte Onboarding-Prozess aus

Vor dem ersten Arbeitstag

In der Preboarding-Phase sollten neue Mitarbeiter möglichst viele Informationen erhalten, um optimal vorbereitet in den ersten Arbeitstag starten zu können.

  • unterzeichneten Arbeitsvertrag in die Personalakte einpflegen
  • regelmäßig mit neuem Mitarbeiter austauschen
  • Einarbeitungsplan erstellen
  • Zugriffsdaten (Software, E-Mails etc.) anlegen
  • Ansprechpartner (Mentor) zuweisen
  • virtuellen Gebäuderundgang erstellen
  • Formalitäten (Schlüssel, Mitarbeiterausweis) beantragen
  • Arbeitsplatz vorbereiten

Am ersten Arbeitstag

Die ersten beiden Arbeitstage sind vom offiziellen Onboarding geprägt. Kollegen stellen sich vor und informieren über den Firmenalltag und die damit einhergehende Teamarbeit.

Wichtig: Die ersten beiden Tage in der Klinik sollten kürzer ausfallen, um die neuen Kollegen nicht mit Eindrücken zu überladen.

  • offizielle Begrüßung, Bekanntmachen mit den neuen Kollegen
  • Präsentieren der einzelnen Klinikabteilungen
  • Gespräch mit dem Vorgesetzten über die Erwartungshaltungen
  • Einweisung in relevante Software
  • Schlüssel und formale Dokumente übergeben
  • Rundgang durch die medizinische Einrichtung
  • Sicherheitsschulung und Hygienebelehrungen durchführen
  • Willkommensgeschenk übergeben
  • verantwortlichen Mentor zuweisen

In der ersten Arbeitswoche

Inhaltlich steht in der ersten Arbeitswoche die Einführung in die Klinik auf dem Programm. Gleichzeitig übernimmt die medizinische Fachkraft erste wichtige Aufgaben im eigenen Themengebiet.

  • Onboarding im Team
  • weiterführendes Software-Training, Teilnahme an Patientenvisiten
  • Freizeit (beispielsweise Mittagessen) gemeinsam gestalten
  • Tagungen und Workshops planen + durchführen
  • Relevante Informationen zum Unternehmen vermitteln
  • Tägliches Abschlussgespräch mit dem Vorgesetzten

Nach der ersten Arbeitswoche

Die erste Arbeitswoche vermittelt die Grundlagen der klinischen Arbeitsabläufe. Offene Fragen und Anmerkungen gilt es deshalb in einem anschließenden Feedbackgespräch transparent darzulegen.

  • zum Feedbackgespräch einladen
  • erste Ziele im klinischen Alltag abstimmen
  • Urlaubs- und Schichtregelungen ansprechen
  • Kontakte und Netzwerk innerhalb der Klinik ausbauen

Nach etwa 4 bis 8 Wochen

Nach etwa vier Wochen ist im klinischen Alltag absehbar, ob sich der gute erste Eindruck der neuen Kollegen bestätigt. Regelmäßige Gespräche helfen dabei, weiterhin im medizinischen Arbeitsalltag integriert zu bleiben.

  • Eindrücke beschreiben + Input geben
  • Teamevents zur Stärkung der emotionalen Bindung durchführen
  • Wissensstände gezielt ausbauen
  • Perspektiven wie Entwicklungsmöglichkeiten gemeinsam klären

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